En el entorno corporativo actual, la videoconferencia se ha convertido en una herramienta indispensable. Sin embargo, la mayoría de las compañías se enfrenta a numerosos problemas al utilizarla en oficinas, salas de reuniones e incluso en remoto.
El diseño físico de las salas, la infraestructura de red y la seguridad del entorno, se convierten en desafíos que pueden afectar a la productividad y a la reputación de las organizaciones.
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Soluciones eficaces para mejorar la calidad de las llamadas
Estas son las cuestiones que afectan en mayor medida a la calidad de las llamadas o videollamadas y que podemos mejorar en nuestra organización:
Salas de videoconferencia
El diseño arquitectónico de una sala es crucial para garantizar la calidad del video y audio. Actualmente, se tiende a utilizar materiales de cristal y líneas curvas, junto con mobiliario minimalista. Sin embargo, esta combinación puede resultar desastrosa para la calidad audiovisual.
La luz que entra desde diferentes ángulos provoca variaciones en la apertura de los objetivos de las cámaras, afectando la calidad de la imagen. Además, las personas que se mueven cerca de las cámaras pueden interferir con los enfoques automáticos de los dispositivos modernos.
Por otro lado, el cristal es un material que refleja significativamente el sonido, lo que genera eco y afecta la calidad del audio.
A pesar de estos desafíos, existen soluciones efectivas, aunque puedan incrementar los costes. Por ejemplo, se puede utilizar iluminación auxiliar interna para contrarrestar la luz natural y evitar las variaciones en la imagen. Asimismo, se pueden instalar paneles acústicos estratégicamente colocados para absorber las reflexiones del sonido, los cuales pueden integrarse discretamente con el mobiliario de la sala.
Calidad de los dispositivos en videollamadas
Uno de los principales problemas en las videoconferencias es la calidad de los dispositivos utilizados. Auriculares de baja calidad y dispositivos compartidos pueden llevar a una experiencia deficiente. Para solucionar esto, es crucial invertir en equipos de alta calidad.
Primero, los auriculares con cancelación de ruido y micrófonos de alta definición pueden mejorar significativamente la claridad de las llamadas, especialmente en entornos abiertos donde se comparte el espacio de trabajo con otros usuarios a escasos metros.
Además, contar con fabricantes de primera calidad en microfonía y audio, junto con componentes de codificación adicionales para mezclar los micros y el audio, puede optimizar aún más la experiencia.
Reducción del ruido con inteligencia artificial
Según un estudio elaborado en 2020 por Joshua T. Dean de la Universidad de Chicago, el incremento de ruido de solo 10 dB (equivalente a un lavavajillas) puede reducir la productividad en un 5%. Por lo que es un tema que debemos tomar muy en serio.
El uso de soluciones de inteligencia artificial para “escuchar” solo el perímetro deseado puede hacer que evitemos dicho ruido de forma sencilla, ya que la IA pueden filtrar el ruido de fondo, mejorando la calidad de la comunicación. Esto actualmente se aplica en los drivers de audio que utilizan los auriculares, pero principalmente en los dispositivos de las salas de reuniones.
Calidad de la red
Con la incorporación de videoconferencias de alta definicición, no podemos dejar de lado la revisión de la red local: Los dispositivos de switching se convierten en el corazón de la videoconferencia, requiriendo procesamiento de alta velocidad e interfaces a GB en todos los puertos. Dado que micrófonos y cámaras se conectan también a las redes, debemos proporcionar PoE PLUS a todos los componentes.
Una conexión inestable puede causar interrupciones, retrasos y una calidad de video y audio deficiente. Para mitigar este problema, es fundamental invertir en una infraestructura de red robusta. Si hablamos de comunicaciones, el problema se multiplica:
- Utilizar routers de alta capacidad con gestión de ancho de banda
- Configurar redes de banda ancha
- Asegurarse de que el caudal sea suficiente para soportar múltiples conexiones simultáneas…
Todo ello puede mejorar notablemente la experiencia de la videoconferencia.
Problemas graves derivados de la inexistente gestión de la Voz
Más allá de la calidad y el confort de la propia llamada, la privacidad y seguridad son problemas todavía mayores y en aumento debido a la falta de inversión en comunicaciones de voz seguras. Hablamos concretamente de dos factores:
Videollamadas en el puesto de trabajo
Además de los problemas que se presentan en las salas de reuniones, el puesto de trabajo es todavía más conflictivo. Ya que, si no ofrecemos a nuestros empleados el material adecuado, corremos el riesgo de que el interlocutor, pudiendo ser un cliente, escuche las conversaciones de fondo (más o menos desafortunadas). Esto puede generar problemas de distintas índoles: pérdida de reputación corporativa, incumplimiento de las leyes de protección de datos…
Medidas de seguridad insuficientes
Si no se toman las medidas oportunas de seguridad, las conversaciones pueden ser interceptadas, lo que puede generar graves problemas que puedan llegar a desestabilizar la continuidad del negocio. Es crucial implementar medidas de seguridad, como el cifrado de las llamadas y el uso de sistemas de videoconferencia seguros, para proteger la información confidencial. Pero quizás lo más importante es empezar por lo más básico: cambiar la contraseña por defecto de los dispositivos de sala de videoconferencia.
En definitiva, las grandes compañías deben enfrentar y solucionar los desafíos que suponen las nuevas formas de comunicación (sobre todo con el aumento de las videoconferencias) para mantener la productividad y la eficiencia.
Equipos de calidad, tecnologías de reducción de ruido, mejoras en la acústica y medidas de seguridad son fundamentales. Con estas soluciones, las organizaciones pueden mejorar significativamente sus comunicaciones y proteger su información.
Si necesitas mejorar la calidad de tus videollamadas, a la vez que aumentas su seguridad, desde Alhambra IT podemos ayudarte.
